home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 003 / autofile.arc / AUTOFILE.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1986-04-25  |  8.9 KB  |  227 lines
  1.  
  2. ************************         FROM:   CUSTOM DATA SERVICES, INC.
  3. *    A U T O F I L E   *                 POST OFFICE BOX THIRTEEN
  4. ************************                 CROMWELL, CT    06416
  5.                                          TEL:   (203)  635-1589
  6.  
  7.  
  8. SYSTEM DESCRIPTION:
  9.  
  10.      AUTOFILE is an easy to use program that allows the user
  11. to store all types of data in a logical and easily retriev-
  12. able form.  The "AUTOFILE" you create is actually three 
  13. files: a keyword list, an index of location pointers, and
  14. the data file.  The data is stored in units called pages.
  15. A page is equal to one screen of eighty columns by twenty
  16. lines.  
  17.  
  18.      The data to be stored is typed on the screen in a
  19. completely free-form manner, indexed on up to fourty-two key-
  20. words, and saved as one page.  When recalled, the page will be 
  21. re-displayed exactly as it was typed.  
  22.  
  23.      Data retrieval can be done by selecting one of your 
  24. pre-defined keywords, or by a simple sequential string search.
  25. Because of its unstructured approach, AUTOFILE can be used for
  26. a variety of applications.  You can store inventory records, 
  27. keep a list of special events, store recipes and index on 
  28. major ingredients, etc.
  29.  
  30. MINIMUM SYSTEM CONFIGURATION:
  31.  
  32.      - 64K IBM PC 
  33.      - One Disk Drive
  34.      - Eighty-Column Display
  35.  
  36. GETTING STARTED:
  37.  
  38.      Follow these steps to begin a new file:
  39.  
  40.      PROMPT                      YOUR RESPONSE
  41.      ------                      -------------
  42.  
  43.      1)   A>                        AUTOFILE  (You must have
  44.                                     an AUTOFILE.BAT file
  45.                                     which contains the command
  46.                                     BASIC AUTOFILE /S:512
  47.  
  48.      2)   > Enter filespec:         Enter a filename of 1-8
  49.                                     characters.  You may use
  50.                                     a drive spec, but NOT an
  51.                                     extension.
  52.  
  53.      3)   > File Not Found.
  54.             Create? (Y or N)        Y
  55.  
  56. Program will now initialize the required files and display
  57. the Maintenance Menu.
  58.  
  59. MAINTENANCE MENU:
  60.  
  61.      The last line of the screen is used by the program to
  62. display menu choices, ask for responses, or give informational 
  63. or error messages.  The error messages will flash and program
  64. execution will be suspended until the ESC key is pressed.
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.      The Maintenance Menu displays the following choices:
  70.  
  71.          K - Keywords      D - Data       E - End Program
  72.  
  73.      Keywords    -- Takes you to the Keyword Maintenance
  74.                     Sub-Menu where you may add or delete
  75.                     keywords.
  76.      Data        -- Takes you to the Data Maintenance
  77.                     Sub-Menu where you may perform several 
  78.                     operations on your Data Pages/Screens.
  79.      End Program -- Closes files and returns you to the DOS
  80.                     'A>' prompt.
  81.  
  82. INDEX MAINTENANCE MENU:
  83.  
  84.      The keyword maintenance sub-menu displays the following
  85. choices:
  86.  
  87.           A - Add           D - Delete     R - Return to Menu
  88.  
  89.      Add         -- Add keywords to the list.
  90.      Delete      -- Delete keywords from the list.
  91.      Return      -- Returns you to the manintenance menu.
  92.  
  93.      Keywords can be from 2 to 12 characters long.  When a
  94. page of data is to be saved, it will be searched for these 
  95. keywords.  If one or more is found, the location of the page
  96. will be added to a chain of pointers associated with that
  97. keyword.  Keywords may be added or deleted at any time, but 
  98. it is more efficient to select all the keywords you will
  99. need when first creating the file.  When a keyword is added
  100. later, the entire data file will be searched to build the 
  101. chain for that keyword.
  102.  
  103. DATA MAINTENANCE MENU:
  104.  
  105.      The data maintenance sub-menu displays the following
  106. choices:
  107.  
  108.      A - Add    E - Edit    D - Delete   P - Print   N - Next
  109.      F - Find   R - Return
  110.  
  111.      Add         -- Add a page of data.  See Special Heading
  112.                     on full screen mode.
  113.      Edit        -- Make changes to the displayed page.  See
  114.                     special heading on full screen mode.
  115.      Delete      -- Delete the page currently displayed.
  116.      Print       -- Print the page currently displayed.
  117.      Next        -- Display the next page of data using the
  118.                     same criteria as the previous Find.
  119.      Find        -- Retrieve pages of data either by keyword
  120.                     chain or sequential string search.  When
  121.                     prompted enter the number of the keyword
  122.                     or a string of characters to search for.
  123.                     When performing a string search, the 
  124.                     system will consider capital letters to
  125.                     be different from their lower case form.
  126.                     (It's suggested that you enter all data in
  127.                      upper case for safety's sake!)
  128.      Return      -- Returns you to the maintenance menu.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. FULL SCREEN MODE:
  138.  
  139.      When you have selected the functions of Add or Edit on
  140. the Data Maintenance Menu, the cursor moves above the heavy
  141. white line.  You are now in the full screen mode.  You may
  142. type your data anywhere between the heavy line and the
  143. screen title, in any form you wish.  While in this mode
  144. certain keys perform special functions.
  145.  
  146.      Up/Down Arrows       : Moves the cursor up or down one
  147.                             line while remaining in the same
  148.                             column.
  149.      Left/Right Arrows    : Moves the cursor left or right 
  150.                             one space without erasing the
  151.                             displayed characters.
  152.      Left Tab             : Positions the cursor at the
  153.                             beginning of the current line.
  154.      Right Tab            : Positions the cursor at the
  155.                             end of the current line.
  156.      PgUp                 : Positions the cursor at the 
  157.                             beginning of the first line.
  158.      PgDn                 : Positions the cursor at the 
  159.                             beginning of the last line.
  160.      Home                 : Positions the cursor at the
  161.                             beginning of the first line.
  162.      Ins                  : Inserts one space into the current
  163.                             line at the cursor position after
  164.                             shifting the line from the cursor
  165.                             to the right.
  166.      Del                  : Deletes the character the cursor
  167.                             is on then shifts the remainder of
  168.                             the line to the left to fill the
  169.                             gap.
  170.      F1                   : Moves all the lines of data from the
  171.                             cursor to the bottom down one line
  172.                             and inserts a blank line.  (Opens
  173.                             the data).
  174.      F2                   : Deletes the line that the cursor
  175.                             is on then shifts all lines below
  176.                             up one line to fill the gap.  (Closes
  177.                             the data). 
  178.      F3                   : Repeats the line that the cursor
  179.                             is on while shifting the data down
  180.                             one line to make room.
  181.      F4                   : End the add or edit function, save
  182.                             the page, and return to the sub-menu.
  183.      Enter key            : Moves the cursor to beginning of
  184.                             the line below the current line.
  185.  
  186. NOTES ON OPERATION:
  187.  
  188.      * If during the course of editing a page a keyword is
  189. deleted, the location pointer chain will not be updated.  
  190. A 'Find' command on that keyword will still display this page.
  191. If this happens frequently you can update the pointer chain
  192. by deleting the keyword (Keyword Maintenance Menu) and
  193. re-adding it immediately.
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.      * If you have several pages to delete during a seesion,
  205. it is more efficient to delete all pages at once rather than
  206. to delete one, edit another, delete another, and so on.
  207.  
  208.      * Several AUTOFILE datasets can reside on the same
  209. diskette.  The only limitation is the amount of disk and
  210. directory space available.
  211.  
  212.      * To delete an AUTOFILE dataset simply use the DOS
  213. DEL/Erase command and delete the three files: YOURNAME.KEY,
  214. YOURNAME.IND, YOURNAME.DAT.
  215.  
  216.      * You may leave as many blank lines as you wish between
  217. lines of data on a page without using more disk space.
  218. Blank lines are not written to the file.
  219.  
  220.      * In general, the fewer keywords you define the faster
  221. the program will execute.  Try to use only what you need.
  222.  
  223.      * Never use the break key to exit the program.  The
  224. index file and keyword file will not be updated unless the
  225. program is ended normally (End Program).
  226.  
  227.